Hybridarbete i praktiken, vad gäller och hur skapar vi tydlighet?
Hybridarbete har blivit ett vanligare inslag på många arbetsplatser, men vad innebär det egentligen i praktiken? Vilket ansvar har arbetsgivaren, vad gäller för arbetsmiljö och hur kan vi leda på distans utan att tappa teamkänslan? För många är flexibiliteten att kunna arbeta hemifrån något de gärna inte går miste om. Uppläggen kan se olika ut men gemensamt är att det finns en rad faktorer att ta hänsyn till både för arbetsgivare och anställda. I den här guiden reder vi ut viktiga frågor och delar konkreta tips för att skapa tydlighet och trivsel i ett hybridupplägg.
Olika typer av hybridupplägg
Hybrid- eller distansarbete, vad skiljer dem åt?
- Hybridarbete: en kombination av jobb på kontoret och på distans
- Distansarbete: jobbet sker helt utanför arbetsplatsen
När det gäller hybridarbete kan det se väldigt olika ut och kan exempelvis struktureras såhär:
- Flexibelt: Du växlar fritt mellan kontor och distans.
- Fast: Det finns ett fast schema för vilka dagar som är kontorsdagar och vilka som är distansdagar.
- Kontorsprioriterat: Jobbet ska i första hand utföras på kontoret.
- Distansprioriterat: Jobbet ska i första hand utföras på distans.
Att tänka på vid hemarbete; ansvar och förutsättningar:
Att erbjuda möjligheten att kunna arbeta hemifrån handlar inte bara om att lita på sina anställda, utan det finns en del viktiga saker att hålla koll på.
Försäkringar
- Om en olycka sker under arbetstid i hemmet gäller AFA-försäkringen – men bara om olyckan har direkt koppling till arbetet. Om det t.ex. händer något privat är det inte säkert att försäkringen gäller.
- Vid tillfälligt distansarbete utomlands (på eget initiativ) gäller försäkringen i upp till 1-2 veckor, förutsatt att arbetsgivaren godkänt det.
Arbetsmiljö
- Arbetsgivaren har samma ansvar som på kontoret och ska se till att arbetsmiljön är säker och trivsam.
- Den anställde behöver också delta aktivt och rapportera risker eller problem.
- Arbetsmiljön behöver riskbedömas, med särskilt fokus på distans- och hybridarbete
Det är därför klokt att ha rutiner för återkommande arbetsmiljökartläggningar och tät dialog mellan chef och medarbetare.
Tjänsteställe
- Även om du jobbar hemma mer än halva tiden räknas kontoret oftast som tjänsteställe om det finns en arbetsplats där. Det går dock att avtala att hemmet är tjänsteställe om du jobbar där mer än 50 % av tiden. Tjänsteställe kan bl.a. påverka hur avdrag för tjänsteresor beräknas.
- Det är viktigt att tydliggöra detta i anställningsavtal eller bilagor om arbetssättet förändras.
Förhandling
Om du som arbetsgivare vill ändra förutsättningarna för hybridarbete är det viktigt att komma ihåg att detta behöver förhandlas om enligt MBL. För att undvika förvirring är det smart att ha en tydlig struktur för vad som gäller hos er. Förslag: Tidiga dialoger med facket och god dokumentation minskar risken för framtida missförstånd.
Skapa tydlighet
- Ersättning: Får medarbetarna stöd för t.ex. internet eller hemmakontorsutrustning? Finns möjlighet till högre lön eller andra förmåner för den som har hemmet som tjänsteställe?
- Arbetsmiljöarbetet – säkerställ att medarbetaren vet vad som gäller och ha en rutin för hur arbetsmiljön ska ses över
Genom att samla allt detta i en lättillgänglig hybridpolicy, gärna som en del av personalhandboken, stärker ni både trygghet och tydlighet för hela organisationen.
Att leda på distans
- Var tydlig, närvarande och skapa tillit.
- Ha fler avstämningar än vanligt.
- Undvik detaljstyrning och kontrollbehov; lita på dina medarbetare.
- Fråga konkret hur det går: Hur funkar det att jobba hemma? Kan du dra gränsen mellan jobb och fritid? Kommer du ut och rör på dig?
- Bygg teamkänsla – digitala fikastunder kan göra stor skillnad.
- Skapa utrymme för samarbete så ingen känner sig ensam.
- Hjälp till med att dra gränsen mellan jobb och privatliv.
- Uppmuntra idéer från medarbetarna om hur distansarbetet kan bli ännu bättre.
Det digitala ledarskapet kräver närvaro, nyfikenhet och ett medvetet fokus på inkludering, särskilt när teamet är utspritt.
Hybridarbete kan skapa stor frihet, men kräver också tydliga ramar, bra kommunikation och ömsesidigt ansvar. Genom att vara proaktiva kring arbetsmiljö, försäkringar och ledarskap bygger vi en arbetsvardag som fungerar, oavsett var vi jobbar ifrån.
Har ni funderat på hur ert upplägg ser ut idag?
